一个篱笆三个桩，一个好汉三个帮。作为法律服务的机构，律师事务所不可能只有律师，还必须有各类辅助人员，才能推动律所日常工作的运转。
律所内的人员主要可以分为两大类，一类是律师群体，一类是非律师群体。律师群体主要包括资本合伙人、名义合伙人、工薪合伙人、提成律师、工薪律师、律师助理（有律师资格）等；非律师群体主要有行政主管、前台、文秘、财会、网管、市场等，本文统称为“律所行政人员”。
律所行政人员如何有效发挥作用，体现自身价值，实现从菜鸟到大神级别，是每一个律所、每一个律所行政人员都必须重视的问题。
行政后勤工作是律所的重要组成部分
律所行政人员是律所的重要组成部分，对提升律所形象、提高律师工作效率、协助律所形象定位、开拓法律服务市场、创造良好工作环境等方方面面都起着重要作用，绝不是可有可无、无关紧要。律所行政人员对此要有正确认识。
（一）定位要清晰——到位而不越位
律所行政人员在律所的主要定位是为律师提供各种服务，而非律师的管理者，这一根本原则切不可混淆。不论是行政主管还是财会，都应当尽全力，依据有关规定为所有律师正常执业提供必要的服务，其目的是为律师依法执业提供辅助，而不是管理。即便是律所内部拟接受委托前必要的利益冲突查询、委托代理协议文本按照律所规定程序审核、有关律师手续出具时的审核、有关费用的报销等环节，其体现出来的也是服务，是对律师依法依规执业的服务，是对合伙人管理的服务，而不是对律师的管理。所以在有关事项办理时，行政人员应尽可能地以服务的姿态为律师提供服务，不符合规定的事项，在坚决不予办理的同时，要注意语言的表达方式，不能以律师的管理者的姿态出现。
（二）作用要明确——帮忙而不添乱
律所行政人员对于自己的作用要有清醒的认识，要通过自己的工作为律师繁忙的工作帮忙、减负，使律师能够将有限的精力从琐碎的事务性工作中解脱出来，更多地投入到高效的、重要的法律服务工作中去。
形象地来讲，律师的工作就是律所的第一战线，行政后勤工作就是律所的第二战线。第二战线的主要作用就是为第一战线提供源源不断的枪支弹药，以满足第一战线需要为第一要务。在服务过程中，要注意尽量减轻律师负担，为律师节省宝贵的时间，而不是增加律师负担。从某种程度来讲，行政人员为律师节省的时间、节省的成本越多，就越体现出行政人员的价值。
例如现在律师行业营改增以后，税务筹划已经成为律所的一项重要工作。如果财务人员能够依法依规、提前全面筹划，显然将极大地降低律所的运营成本，提升律所效益。而如果被动地等待，给律所带来的风险将是巨大的。
（三）眼光要长远——自重而不放弃
虽然律所行政人员是律所的第二战线，但是也并不是说这个职业就没有前途。国外有很多律所的行政人员在律所发挥着重要的作用，不乏白发苍苍的合伙人秘书、行政主管，财务人员自不必说。律所行政人员经过长时间的工作积累了丰富的经验，可以为律师提供更好的服务，律所自然也会为优质的服务买单，实现行政人员的自身价值。同时，行政人员通过长时间为律师服务，对自身法律素养的提升也是显著的，也可以较为方便转为律师职业。笔者9年前的秘书，在笔者的指导下，就通过自身的努力，通过了司法职业资格考试，并于2016年顺利取得律师执业证书。这说明，行政人员在律所也有着广阔的发展前景。
从另一个角度来看，即便行政人员对律师行业不感兴趣，那么他在律所的工作经验，也会对其日后从事其他行业颇有裨益。世事洞明皆学问，人情练达即文章，律所工作的高标准、严要求，缜密的思维方式，规范的管理模式，严格的纪律要求，都对提升行政人员综合能力产生强大的推力，成为其终身的财富。
所以，律所行政人员应当珍惜在律所工作的机遇，努力汲取养分，不断提升自己，塑造更有深度的职业生涯。
行政人员的三个层级
笔者对律所行政人员的工作能力进行了一个划分，基本上可以分为三个层级：
（一）菜鸟层级
这个层级是行政人员入职之初的基本工作要求，完成这些要求，不要求有多高的学历，多少工作经验，在经过2-3个月试用期，经过合伙人、行政主管的调教后，就应当具备的基本素质。如果经过试用期后仍然不具备以下基本素质，就可以认为不具备该岗位的工作能力，严格意义上讲，就不适宜继续在律所工作。
1、事事记准确
这是一个最基本的要求，对于领导交代给你的工作任务，你应当将工作任务中的如下因素记清楚、记准确，不能有丝毫的差错——时间、地点、人员、要求、前因后果、具体数字。
其中特别要记清楚时间要求，这样可以合理安排手中工作，分清轻重缓急。必要时要问清该项工作的前因后果，这样在工作过程中遇到困难时，又无法及时联系上领导时，可以便宜处置。例如合伙人交代你去某某单位给某某人送一份文件，一定要问清楚要求什么时间送到，是否要求对方签收，送达地点在哪里，是否机密文件，如果其本人不在是否可以交由其他人员代收。这些信息都问清楚了，你就可以比较妥当的完成这件工作。
为了更好的事事记准确，要养成良好的工作习惯，要做到：口袋有本、桌上有条、手机提醒，以免遗忘误事，同时做到丁是丁，卯是卯，不得有丝毫差池。
2、件件有着落
领导交待的每件事，不论是工作上的事，还是私人的事务，也不论是易办的事还是难办的事，都要有结果。不能讲价钱，不能叫苦，不能摆困难，更不能借故不办。领导在交待任务时对工作的难度已有所考虑，一般都有一定余地，不会安排超出你能力范围的事情。如果领导给你安排的工作，你第一反应总是我不会，做不了，那么领导就要考虑你是否胜任了。
特别是对于工作范围内的事情，你的能力达不到，你自己去加班学习，不会不是理由。特别是文秘工作，很多中青年律师非常注重学习，对于各种办公软件运用自如。之所以安排秘书去处理，是为了节约时间。如果秘书对于办公软件的运用还要向律师学习，那么就不能体现秘书的价值。
对于律所工作来讲，法律文件的处理是重中之重，每一份法律文件的送达，都代表着重大的权利义务的时效。所以行政人员对于收到的各种文件，特别是法院、仲裁委、律师函等重要函件，一定要第一时间向有关合伙人、律师汇报，取得明确指示后立即执行。即便第一时间没有联系上合伙人、律师，也要采取微信、短信、邮件等方式进行通知，直至取得指示为止。绝对不能往合伙人、律师桌上一扔就万事大吉。这样的事情发生一次，后果就不是你能承受的了，甚至有可能对律所产生重大影响。
3、次次有回音
领导交办的事情，无论结果如何，都要及时报告，而且越早越好。特别是遇到困难时，更是要立即汇报。不能等领导催问结果时，再告知遇到了困难，往往这就误事了。
比如合伙人安排你给20个人打电话通知会议，你打了一圈电话后有6个人没联系上，你也不及时向合伙人汇报。等到合伙人从繁忙的工作中抽空询问会议通知情况时，你再汇报有6个人联系不上，而这时已经没有时间再次通知了，合伙人可能急得团团转，你倒挺坦然。能不挨批？合伙人工作极其繁忙，但是不代表合伙人记忆力不行。不管合伙人在什么状态下交办的工作，你都要尽心尽力完成。如果合伙人过一段时间问起某件事的结果，你却忘了办，这就属于渎职。这样的事有过两次，秘书就干不成了。
（二）工匠层级
经过4-5年工作经验的菜鸟，如果能够兢兢业业、勤奋努力，天资不算愚笨，有可能进阶到第二个层级——工匠层级。工匠精神，是指工匠对自己的产品精雕细琢，精益求精、更完美的精神理念。工匠们喜欢不断雕琢自己的产品，不断改善自己的工艺，享受着产品在双手中升华的过程。律所行政人员的产品，就是提供的良好服务，行政人员也应当具备工匠精神。
1、业务要精——主动学习创新
律师是一个终生学习的职业，法律规定不断推陈出新，律师必须紧密关注最新进展。我们处在一个快速变化的时代，老话讲三十年河东三十年河西，现在三年河东三年河西都不一定。先进的科技成为改变我们工作生活的重要力量。工匠层级的律所行政人员已经养成主动学习与工作相关的知识的能力和自觉性。律师的主要精力放在对法律的研究上，对于其他科技的进步，未必能及时学习、了解，特别是对年纪较大的合伙人更是如此。那么这时候，行政人员就要起到很好地参谋作用。
例如，我们的办公软件OFFICE在不断地更新，从03到07到10，到现在的16版，每一版都有大量的改进。如果文秘不能主动加强学习，掌握最新的办公软件技能，就会显著降低工作效率，无法提交符合合伙人要求的工作成果，更不能提交超出合伙人预期的成果。再比如，微信已经成为当今影响力最大的社交软件，微信公众号已经成为律师事务所、律师个人最有影响力的自媒体。工匠层级的行政人员能够熟练掌握微信的各种技巧，提升微信公众号的可视性，扩大微信公众号的影响力，会对律所的营销产生积极影响。
2、作风要硬——勇于面对挫折
律所行政人员的作风，是律所总体形象的重要组成部分。工匠层级的行政人员的作风归纳起来有以下几点：
一是勤奋努力，雷厉风行。肯出力不偷懒，说干就干，讲究时间和效率。
二是正确面对工作中的困难，遇到困难能够迎面而上，不等不靠，要勇于通过自己的努力解决问题。而不是遇到困难就产生畏难情绪，遇到阻碍就停滞不前。
国内行政人员年轻人居多，80后、90后为数不少。这一代人生在改革开放浪潮中，又多为独生子女，成长环境优渥。特别是北京孩子，家里不缺钱，站着房躺着地，工作成为消遣，奋斗精神最为欠缺。在这种情况下，如何养成过硬的工作作风实属不易。一旦形成这样的工作作风，就有可能成为你区别于同龄人的宝贵品质，不论你在什么工作岗位，你都有可能创造更为璀璨的成绩，打造更为瑰丽的人生。
3、想法要深——准确领会意图
行政人员长期和合伙人在一起共事，特别是文秘，需要建立起良好的信任、依赖关系。而融洽和谐关系的建立，主要取决于文秘对合伙人个性特点的了解和顺应。在对合伙人个性特点充分了解的基础上，文秘应进行自我调整，以适应合伙人的需要。秘书对合伙人个性特点缺乏了解就无法顺应，不能顺应就难以建立良好的关系。
在建立了良好的信任、依赖关系以后，对于合伙人的具体指示，行政人员就要准确领会合伙人的真实意图。要结合合伙人指示的内容、指示时的场景、作出指示的语调神情，准确领会合伙人指示的真实意图，然后落实。例如，合伙人要接待到访的客户，到了饭点儿，合伙人当着客户的面吩咐秘书给订个餐。这时候，工匠层级的秘书就会根据合伙人的习惯喜好、客户的身份、合伙人后续的工作安排、餐厅的档次环境接待能力，为合伙人做好适宜的安排，而不会当着客户的面反复请示。
（三）大神层级
经过8—10年的修炼，少量具备较高个人素质的工匠层级的行政人员可以进阶到大神层级。这个级别的行政人员所具备的个人素质，更多的是一些只可意会不可言传的因素。这个层级的行政人员，对于律所来讲是不可或缺的，已经与律所融为一体。铁打的律所流水的律师，大神层级的行政人员，成为律所仅次于主任、管理合伙人地位的人员，具有较高的权威，对律所的行政事务有更多的参与和建议，甚至可以提出一些方向性的建议。
1、要有修养——温润如玉
这里说的修养包括两个方面，一方面是外在形象、气质，一方面是内在涵养。一提起大神级别的行政人员，笔者脑海里就浮现出欧美法律电影中律所中白发苍苍的老秘书形象，他们着装稳重得体，职业范十足，比之年轻律师更为稳重，不事张扬，体现出律所的职业形象。
大神级别的行政人员内在周到细致，严谨稳重。办文办事精益求精，一丝不苟，接人待物谦虚谨慎，安排周详。不急躁不偏激，不自作主张，沉着冷静，应付自如，分清急缓，举重若轻，不惊慌失措，不手忙脚乱，体现出古之君子温润如玉的品质。
2、要有胸怀——人不知而不愠
做行政后勤工作，有时不可避免的出现服务对象不理解的情况，极端情况下，甚至出现一些冲突。此时如何正确应对，如何妥善处置，方显担当。那么这个时候，在对方不了解你、不理解你、误解你、攻击你的时候，仍然能不疾不徐，仍然能保持风度，彬彬有礼相待；当你的才华、能力不被了解，不被赏识，一时得不到提拔重用，也不郁闷，也不生气上火，该怎么干还怎么干，心平气和，一如既往；当你做了好事，有了正确的主张，明明是对他人对律所有益，可是大家都不理解、不赞成、不支持、不褒扬，有时还会招致些误会、曲解甚至诽谤、攻击，在这种情况下，不生气，不抱怨，不恼怒，不颓废，不放弃。这就达到了极高的境界。
3、要有格局——君子忧道不忧贫
子曰：君子谋道不谋食，君子忧道不忧贫。这句话是对君子的要求，是极高的要求，是极高的境界。大神级别的行政人员也不一定具备这样的境界，至少要向这个境界努力。
体现在具体工作中，大神级别的行政人员会以律所发展为己任，把自己融入律所，不以一时的得失为凭，不以暂时的荣辱为据，全心全意投入到律所发展中去。有利于律所的工作多做，不利于律所的事情不做。大河流水小河满，律所发展了，也为自己创造了更为广阔的工作平台，更好的实现了自身价值。
进阶过程中要处理好的四个关系
在进阶的过程中，律所行政人员在处理以下四个关系时有几个基本原则要牢记。
（一）与同事之间的关系——平时团结友爱、互帮互助，互相补台而不是拆台，互相支持而不是勾心斗角。在这个基础上，又要注意保守秘密，不该串的闲话不要串；未经合伙人许可，有关文件不能发送；该及时整理的案卷不要摊在桌上，路人可见；整理好的案卷及时归档。
（二）与律师之间的关系——尊敬而有分寸、分清边界。本着服务的原则为律师工作，工作中对所有律师保持应有的尊重，职业的礼貌。但是也要注意分寸，既不可生疏也不可过于亲密，把握好工作的边界，与其他律师无关的工作内容不要四处扩散。
（三）与主管领导的关系——服从而不盲从。服从主管领导的工作安排，对于领导交办的工作要不打折扣的完成，但是对于不合理、不合法的要求也要坚决拒绝，不可盲从。
（四）与客户之间的关系——敬而远之。行政人员是辅助律师为客户服务的，行政人员与客户的接触不是直接服务，而是律师服务的延伸。所以，在行政人员与客户接触过程中，切不可逾越律师而进行接触，否则会产生意想不到的后果。
以上内容虽然是对行政人员的要求，但是对于年轻的律师助理乃至于新入行的年轻律师，也具有一定的参考价值。
（本文根据万欣律师在本所行政人员工作会上的讲话整理）
